Funzioni

FUNZIONI SVOLTE DAL SERVIZIO AFFARI GENERALI E PROVVEDITORATO

Supporto organi istituzionali

- Organi istituzionali dell’ente: organizzazione e gestione delle sedute degli organi collegiali e relative articolazioni; gestione degli atti di competenza adottati dagli organi; predisposizione di decreti presidenziali relativi alle nomine di rappresentanti in organismi esterni e di deleghe varie; attività di assistenza ai Consiglieri provinciali: rimborso missioni e rimborso oneri datori di lavoro; gestione delle dichiarazioni patrimoniali;

- Supporto al Segretario nelle sue attribuzioni di legge ed in quelle conferitegli dall’ordinamento provinciale e dai provvedimenti del Presidente, ivi compreso il controllo preventivo ai fini del visto del Segretario, nella gestione di procedure ad esaurimento in materia di liquidazione del consorzio Montioni e nella gestione ad esaurimento e adozione di atti relativi a procedimenti in avvalimento;

- Coordinamento delle attività a supporto dell’espletamento del controllo di regolarità contabile ed amministrativa; supporto al gruppo di lavoro costituito dal Segretario Generale, responsabile dell’espletamento del predetto controllo, mediante la predisposizione dei Piani di Auditing, la predisposizione delle apposite check list in collaborazione con i componenti del gruppo di lavoro e le relazioni/report in esito al controllo con il Segretario;

- Supporto alle strutture dell’ente: attività di gestione dell’applicativo SFERA (in collaborazione con Servizio Risorse Tecnologiche); attività di gestione dei regolamenti interni dell’ente;

- Supporto organizzativo all’attività del Presidente, compresa la cura dei rapporti con i cittadini: attività di segreteria, pianificazione degli appuntamenti e supporto all’attività di ricevimento al pubblico, controllo e gestione posta in arrivo e posta in partenza, compresa PEC e documenti firmati digitalmente; organizzazione e gestione della rappresentanza e del cerimoniale, delle manifestazioni istituzionali e di eventi occasionali, ivi compreso il supporto logistico, legate al Presidente; preparazione e cura degli adempimenti relativi ai resoconti e rimborsi spese delle missioni e delle dichiarazioni della situazione patrimoniale del Presidente; servizio auto blu: gestione autista e relativi servizi in base alle necessità del Presidente;

- Organizzazione della rappresentanza: concessione patrocini e presenza gonfalone, con i relativi provvedimenti presidenziali; imbandieramento; eventi con esposizione esterna; concessione delle sale e predisposizione dei relativi provvedimenti finali;
- Competenze relative all’ufficio elettorale per la elezione del Presidente e del Consiglio provinciale (elezioni di II° grado)

 

Affari Generali, Trasparenza e Comunicazione

- Gestione Protocollo Informatico: codifica, scansione e smistamento posta in arrivo cartacea; codifica e smistamento P.E.C., gestione sistema Interpro (Interoperabilità di protocollo con Regione Toscana);

- Gestione Archivio Corrente, Archivio di Deposito e Archivio storico, ivi comprese le attività per implementarne l’accessibilità della cittadinanza; gestione delle procedure di scarto d’archivio, in rapporto con la Soprintendenza Archivistica della Toscana; sviluppo del sistema di Amministrazione Digitale, in collaborazione con il Servizio Risorse Tecnologiche, con particolare riguardo all’aspetto della conservazione a norma degli atti in ambiente ibrido o nativi digitali;

- Approvvigionamento e gestione servizi generali di portierato, sorveglianza e centralino;

- Messi Notificatori: notifica atti amministrativi provinciali, di altri enti e di altri soggetti pubblici e società concessionarie; pubblicazioni Albo Pretorio On Line (pubblicità legale) per atti interni e su richiesta di soggetti esterni;

- Ruolo di Responsabile della Trasparenza;

- Cura e coordinamento della pubblicazione di quanto disposto dalla vigente normativa in materia di Anticorruzione e Trasparenza e relativa attività di monitoraggio e controllo;

- Gestione accesso agli atti: supporto giuridico agli uffici per la gestione delle richieste, mediante rilascio di pareri: predisposizione delle fatture (cartacee e digitali) relative agli incassi per le operazioni di accesso;

- Adeguamento delle procedure dell’Ente al Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali: nomina e rapporti con il DPO, individuazione dei soggetti e predisposizione dei decreti e adozione delle disposizioni per le nomine necessarie (responsabili interni protezione dati, responsabile interno IT, responsabili esterni protezione dati, responsabili esterni IT, responsabili attività di videosorveglianza etc.); formulazione ed adozione delle nuove informative da inserire nelle comunicazioni interne ed esterne dell’Ente, nella pagina web istituzionale, nella modulistica relativa ai vari procedimenti, e gestione della relativa attività formativa; monitoraggio dei rischi di data breach;

- Attività di monitoraggio dei procedimenti amministrativi svolti dalla Provincia;

- Cura delle attività di comunicazione istituzionale dell’ente ed attività editoriali; pubblicizzazione delle iniziative organizzate dall’Amministrazione nel suo complesso; attività di ufficio stampa: produzione di comunicati, organizzazione di conferenze stampa, cura dei rapporti con gli organi d’informazione per tutto l’Ente, realizzazione di informative alla cittadinanza, nonché approfondimenti su temi di particolare utilità; gestione diretta del sito web dell’ente e di tutte le pagine ad esso afferenti, anche con pubblicazione di documentazione nei vari “Canali Tematici” del sito (in collaborazione con i vari Servizi dell’Ente); gestione e monitoraggio dei profili sociali net work dell’ente; produzione e gestione della rassegna stampa on line e rassegne stampa monografiche;

- Attività di Ufficio Relazioni con il Pubblico: sportello al pubblico in modalità multicanale che comprende la risposta telefonica (call center), l’accesso fisico tradizionale e quello online e gestione Sportello Easy URP; aggiornamento data base (anagrafica dipendenti, libreria e sedi e uffici) e controllo casella posta elettronica del Responsabile della trasparenza; monitoraggio periodico contatti dell’URP;

 

Pari Opportunità

- Cura di tutti i procedimenti inerenti la normativa nazionale e regionale in materia di pari opportunità e relativi rapporti istituzionali (a titolo esemplificativo redazione del Piano delle Azioni Positive);
- Gestione di progetti di contrasto a fenomeni discriminatori in generale (progetti a finanziamento sia da parte del DPO-Presidenza del Consiglio che della Regione Toscana),
- Gestione tavoli istituzionali sulla violenza di genere, sulla cittadinanza di genere, sul contrasto al fenomeno della tratta e relativi progetti e sportelli specifici;
- Consigliera di parità: supporto all’attività istituzionale, gestione tavoli tematici, rapporto con le associazioni e le scuole del territorio; supporto nel coordinamento dello sportello VIS – Victim Supporting Project - presente nell’Ente e dedicato all’ascolto e all’orientamento delle vittime di reato e violenza, dello sportello adozioni e nelle azioni antidiscriminatorie relative a rapporti di lavoro e nel sociale;
- Rendicontazione sociale: predisposizione bilancio di genere, se attivato dall’ente;

 

 Provveditorato
•    Approvvigionamento di beni e servizi per le necessità dell’Ente, attraverso procedure di gara ed utilizzo della piattaforma del Mercato Elettronico Consip, a titolo esemplificativo:
- servizio di pulizia
- utenze e canoni per servizi generali (elettricità, acqua, telefonia fissa e mobile, poste, assicurazioni, brokeraggio assicurativo)
- fornitura di carta per fotocopie
- fornitura di buste e stampati
- fornitura di cancelleria
- fornitura di materiale igienico
- fornitura di consumabili per macchine da ufficio escluse stampanti di rete
- fornitura di vestiario
- fornitura di carburanti per autotrazione
- servizio di rinnovo abbonamenti riviste online
- servizio sostitutivo mensa
- noleggio fotocopiatrici/stampanti di rete
- fornitura di arredi da ufficio
-fornitura di veicoli e attrezzature
•    Garage ed auto: manutenzione ordinaria ed adempimenti burocratico-amministrativi relativi allagestione del parco mezzi e banca dati “censimento Auto PA”
•    Gestione servizi di supporto (facchinaggio, stoccaggio, distribuzione e consegna beni mobilidestinati agli uffici)
•    Gestione fondi economali, cassa contanti e distribuzione buoni carburante e buoni pasto
•    Gestione carte aziendale Presidente per rimborso missioni
•    Verifiche e controlli sulla spesa per utenze ed automezzi;
•    Tenuta inventario beni mobili;
•    Gestione magazzini cancelleria (escluso carta) e materiali igienici di consumo;
•    Deposito materiali dell’Ente ed oggetti sottoposti a sequestro;
•    Gestione amministrativa degli impianti fotovoltaici dell’Ente: regolarizzazione contabile di incassi (contributi conto scambio e incentivi) e pagamenti degli oneri connessi, gestione convenzioni su portale GSE.
•    Gestione sinistri assicurativi, in collaborazione con il Broker, sulle polizze generali (RCA, RC Patrimoniale, Infortuni e All Risk Opere d’arte) ed eventuale supporto a Servizio Viabilità per sinistri sulla polizza RCT ed a Servizio Edilizia e Manutenzioni per sinistri sulla polizza All Risk operty.
•    Gestione economica delle spese di funzionamento dei contratti di comodato, concessioni, locazioni e diritto d’uso (rendicontazione delle spese per utenze, assicurazioni, pulizie, etc)

Inoltre, nell’ambito delle altre funzioni svolte indistintamente da tutti i Servizi dell’Ente, il Servizio Affari Generali svolge i compiti di:

- Collaborazione con l’Avvocatura interna e con eventuali legali esterni;

- Collaborazione con il Responsabile Anticorruzione nella predisposizione, aggiornamento, cura e attuazione del Piano di prevenzione della corruzione e suoi allegati;

- Collaborazione con il Responsabile della Trasparenza per la pubblicazione sul sito della Provincia alla Sezione Amministrazione trasparente di quanto previsto dalla normativa in materia;

- Collaborazione e partecipazione nella predisposizione di tutti gli strumenti di programmazione dell’ente, ivi compreso il bilancio sociale se attivato dall’ente;

- Predisposizione/aggiornamento della normativa interna (regolamenti, circolari, note operative ecc) relative alle materie di competenza dei singoli servizi;

- Gestione affidamenti diretti;

- Gestione tecnica, amministrativa, finanziaria e contabile di tutti i procedimenti relativi agli affidamenti di servizi, forniture e concessioni; responsabilità dell’esecuzione dei contratti di servizi e forniture;

- Assistenza tecnico-amministrativa agli enti locali e gestione di servizi in forma associata;

- Informazione e comunicazione in relazione alle attività/iniziative di competenza, tramite il canale unico di comunicazione esterna costituito dall’ufficio stampa;

- Progettazione e realizzazione di incontri pubblici, seminari formativi, eventi inerenti le materie di pertinenza;

- Sicurezza sui luoghi di lavoro (ruolo di datore di lavoro);

- Partecipazione, con eventuale funzione di coordinamento, a organismi di raccordo interno, gruppi di lavoro/unità di progetto speciali previsti nella organizzazione interna;

- Predisposizione dei documenti di programmazione/controllo strategico e qualità dei servizi e relative metodologie secondo quanto previsto dal Regolamento sul sistema dei controlli interni dell’ente

Ultimo aggiornamento: 06-05-2020